La Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado de Chile obliga a las entidades públicas a implementar herramientas tecnológicas que mejoren la comunicación electrónica, digitalización de documentos e interoperabilidad entre sistemas, garantizando una coordinación eficiente entre organismos. Además, regula la organización de procedimientos electrónicos, lo que facilita el almacenamiento y acceso a la información, mejorando la transparencia y eficiencia en la gestión pública.
La gestión documental digital es clave en este proceso, ya que posibilita el almacenamiento y acceso controlado a documentos digitales mediante soluciones de storage en la nube y servidores locales, con estrictos permisos de seguridad.
Algunas de las herramientas y soluciones tecnológicas más utilizadas en este ámbito incluyen:
M-Files
Ofrece una gestión de documentos inteligente, con capacidades avanzadas de búsqueda y clasificación. M-Files es ideal para grandes volúmenes de documentos y asegura que los funcionarios encuentren la información que necesitan al instante.
DocuWare
Una plataforma versátil que ofrece almacenamiento seguro en la nube, con acceso controlado y funcionalidades de automatización de procesos documentales. Docuware es adecuada para medianas y grandes entidades públicas.
Alfresco
Alfresco es una opción open source que se ha posicionado como una de las herramientas más poderosas en la gestión documental del sector público. Es conocida por su capacidad de integración con otros sistemas y su escalabilidad, lo que la hace ideal tanto para pequeñas administraciones como para organismos de gran envergadura. Con una interfaz fácil de usar y la posibilidad de automatizar flujos de trabajo complejos, Alfresco permite una gestión ágil y eficiente de los documentos. Además, su flexibilidad permite personalizar la solución según las necesidades específicas de cada gobierno.
OpenKM
Una solución de código abierto que es popular en muchos organismos gubernamentales por su bajo costo y capacidad de personalización. OpenKM permite gestionar documentos, colaboraciones y archivos de manera eficaz, especialmente en administraciones con presupuesto limitado.
SharePoint
Como parte de la suite de Microsoft, SharePoint es una herramienta potente para la gestión documental, con integración directa en otros sistemas como Office 365, ideal para la colaboración en tiempo real entre distintos departamentos del Estado.
Beneficios específicos de la gestión documental digital
- Centralización de la información: Todas las áreas de la administración pueden acceder a los documentos en un único sistema centralizado, reduciendo duplicaciones y facilitando el control de versiones.
- Automatización de flujos de trabajo: Los documentos pasan automáticamente por los procesos necesarios (revisiones, aprobaciones, etc.) sin necesidad de intervención manual en cada paso.
- Acceso remoto: Los funcionarios pueden acceder a la documentación desde cualquier lugar, lo que favorece la flexibilidad laboral y el trabajo en equipo.
- Historial de cambios y auditoría: Los sistemas de gestión documental permiten registrar todas las modificaciones y accesos a los documentos, proporcionando una pista de auditoría clara para mejorar la transparencia y seguridad.
- Cumplimiento normativo: Las administraciones públicas están sujetas a normativas estrictas sobre la protección de datos y conservación de documentos. Los sistemas de gestión documental digital permiten cumplir con estas regulaciones sin complicaciones.
¿Qué alternativas existen?
Existen tanto opciones licenciadas como de código abierto para implementar un sistema de gestión documental en el Estado. La elección de la herramienta adecuada dependerá del presupuesto, la cantidad de usuarios y documentos a gestionar, así como las necesidades específicas de cada entidad pública.
- Licenciadas: Soluciones como M-Files, DocuWare y SharePoint son ideales para organismos grandes que necesitan un soporte técnico robusto y capacidad de escalabilidad.
- Open Source: Herramientas como OpenKM, Alfresco o Nuxeo son perfectas para gobiernos que buscan reducir costos sin sacrificar funcionalidad. Sin embargo, estas plataformas requieren equipos técnicos capacitados para su implementación y mantenimiento, especialmente en administraciones más grandes y complejas.
La digitalización del Estado, y en particular la gestión documental, es un paso crucial hacia un gobierno más eficiente, accesible y transparente. Invertir en estas tecnologías no solo agiliza los procesos, sino que también mejora la experiencia de los ciudadanos y refuerza la confianza pública en las instituciones. A medida que los gobiernos adopten más soluciones tecnológicas como Alfresco o DocuWare, la calidad del servicio público seguirá mejorando, acercándose al ideal de un Estado moderno, ágil y eficaz.
Tabla Comparativa
A continuación, te presentamos una tabla con las diferentes opciones presentadas y sus características principales.
| Software | Licencia | Ventajas | Desventajas | Cantidad de documentos |
| M-Files | Licenciado |
|
| Grandes volúmenes (millones de documentos) |
| DocuWare | Licenciado |
|
| Grandes volúmenes (millones de documentos) |
| Alfresco | Open Source |
|
| Escalable (puede gestionar desde miles hasta millones de documentos) |
| OpenKM | Open Source |
|
| Desde miles hasta millones de documentos |
| SharePoint | Licenciado |
|
| Grandes volúmenes (dependiendo de la infraestructura, puede gestionar millones de documentos) |
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